关于人事权单位出具调档函的正式介绍信及流程详解

关于人事权单位出具调档函的正式介绍信及流程详解

尊敬的[接收单位名称]：

您好！

此信旨在正式介绍并说明我单位[人事权单位名称]对于[员工姓名]的档案调动事宜，特此出具调档函，并请求贵单位予以配合与支持，随着人才流动日益频繁，档案转接工作显得尤为重要，我们深知这一环节对双方单位工作的顺利进行及员工个人发展的重要性，特此详细说明本次档案调动的背景、目的、流程及相关注意事项，以期双方能够高效、顺畅地完成此次档案转移工作。

一、背景与目的

[员工姓名]，就职于我单位[部门名称]，自[入职时间]起，以其出色的工作表现和专业技能，赢得了同事们的广泛认可与赞誉，鉴于其个人职业规划及业务发展需要，经双方充分沟通与协商，决定将其调至贵单位[具体职位]，以期在更广阔的平台上发挥其专业特长，实现个人价值的同时，也为贵单位的发展贡献力量，本次档案调动旨在配合人员流动，确保[员工姓名]的职业生涯顺利过渡，同时维护双方单位的合法权益。

二、调档函的正式说明

根据《中华人民共和国档案法》及国家关于人事档案管理相关规定，人员调动需由调出单位出具正式调档函，明确调动的缘由、被调动人员的个人信息、接收单位名称及拟任职务等关键信息，我单位特此出具以下调档函：

调档函编号：[填写编号]

调出单位：[人事权单位全称]

调入单位：[接收单位全称]

被调动人：[员工姓名]

原任职务：[原岗位名称]

现任职务：[新岗位名称]（如已知）

调动原因：基于个人职业规划及业务发展需求

调档期限：自本函发出之日起[具体天数]日内完成档案交接

联系人及联系方式：[人事权单位联系人姓名]，电话：[联系电话]，邮箱：[电子邮箱]

三、调档流程与注意事项

1、通知与确认：我单位将本调档函正式通知[员工姓名]，并要求其在规定时间内与贵单位确认接收事宜，请贵单位在收到此函后，及时与我单位联系确认接收细节。

2、档案审核与整理：在收到贵单位的确认回复后，我单位将对[员工姓名]的档案进行仔细审核与整理，确保所有材料的完整性、准确性和合法性，如有缺失或需补充材料，将提前通知[员工姓名]进行补充。

3、档案转递：审核无误后，我单位将通过机要通道或指定快递服务，将档案安全、保密地转交给贵单位，将通过电子邮件形式发送电子版档案清单作为参考。

4、接收与确认：贵单位在收到档案后，请务必在[具体天数]日内完成验收，并向我单位反馈确认函，确认档案的完整接收及无遗漏，如有任何问题或发现异常情况，请及时与我单位联系解决。

5、后续跟进：此次档案调动完成后，我单位将与贵单位保持密切联系，共同关注[员工姓名]在新岗位上的发展情况，并随时准备提供必要的支持与协助。

四、特别提示

- 请贵单位在收到调档函后，尽快与我单位联系确认接收事宜，以便我们及时安排后续工作。

- 档案转递过程中，请确保档案的完整性与安全性，避免任何形式的篡改或损坏，如因运输等外部原因导致档案损坏或丢失，双方应协商解决。

- 双方在处理档案调动过程中应严格遵守国家法律法规及行业规范，确保所有操作合法合规。

- 对于因个人原因未能按时完成档案交接的，[员工姓名]需承担相应的责任与后果。

我们衷心感谢贵单位对我单位工作的支持与配合，相信通过双方的共同努力，[员工姓名]的档案调动将顺利完成，为其职业生涯的顺利发展奠定坚实基础，如有任何疑问或需要进一步沟通的事项，请随时与我们联系，期待您的积极回复与配合！

此致

敬礼！

[人事权单位名称]

[日期]

[盖章]

[联系人姓名]

[联系电话]

[电子邮箱]