毕业在即，撰写单位接收函的指南与格式详解

随着毕业季的临近，许多即将步入职场的学生开始忙碌于准备各类材料，以顺利完成从学校到职场的过渡，单位的接收函（或称工作接收证明、就业协议书）是至关重要的一环，它不仅标志着学生就业意向的正式确认，也是学校发放毕业证书、办理档案转移等手续的重要依据，本文旨在提供一份详尽的指南，帮助即将毕业的学生了解如何撰写单位接收函，并附带一个标准的格式示例，以便大家参考。

一、接收函的重要性

接收函，顾名思义，是由用人单位向学校出具的一份正式文件，证明该单位同意接收某位毕业生作为员工，并明确了毕业生的岗位、薪资待遇、报到时间等关键信息，这份文件在以下几个方面发挥着重要作用：

1、证明就业关系：最直接地证明了学生与用人单位之间的就业关系，是毕业生获得毕业证书、办理户口迁移、档案转接等手续的必要依据。

2、便于学校管理：帮助学校了解毕业生的就业去向，进行就业率统计，同时也便于后续跟踪服务。

3、保障双方权益：明确双方的权利与义务，减少未来可能出现的纠纷。

一封合格的接收函应包含以下基本要素：

单位基本信息：包括单位全称、地址、联系电话、联系人及职务等。

毕业生信息：姓名、性别、出生年月、专业、学历等。

工作详情：岗位名称、工作内容简述、薪资待遇、试用期（如有）、正式入职时间等。

单位承诺：对毕业生的工作承诺，如提供必要的培训、按照国家规定缴纳社保等。

双方签字盖章：单位负责人签字并加盖单位公章，以示正式和有效。

有效日期：明确函件的有效期限。

三、接收函的撰写步骤与注意事项

1. 撰写前的准备

确认信息准确：与用人单位人力资源部门或招聘负责人确认所有信息的准确性，包括毕业生的个人信息、岗位详情等。

了解政策要求：不同学校可能对接收函有特定的格式或内容要求，提前向就业指导部门咨询。

2. 撰写过程

格式规范：一般采用正式公文格式，包括标题、正文、落款等部分，标题应简明扼要，如“XX公司关于接收XX同志的函”。

内容清晰：正文部分需条理清晰，先介绍单位基本情况，再详细说明接收毕业生的具体事宜，最后附上单位承诺和联系方式。

语言正式：使用正式书面语，避免口语化表达。

核对无误：在提交前仔细核对所有信息，确保无误。

3. 注意事项

真实性：所有信息必须真实有效，不得夸大或虚构。

时效性：明确函件的有效期，避免因时间过长导致失效。

保密性：注意保护个人隐私，尤其是薪资等敏感信息，可适当模糊处理。

签字盖章：务必由单位负责人亲自签字并加盖单位公章，确保法律效力。

四、接收函标准格式示例

[单位全称]                                                                 [日期]
[单位地址]                                                                  [联系电话]
[单位联系人及职务]                                                         [电子邮箱]
关于接收XXX同志的函
[学校名称]：
    兹有贵校XXX专业XXX届毕业生XXX（性别：XX，身份证号：XXXXXXXXXXXXXX），经我单位面试及综合考察，同意录用其为我公司/机构XXX部门的XXX岗位员工，具体事宜如下：
    1. 岗位名称：XXX
    2. 工作内容简述：负责XXX（具体工作内容）
    3. 薪资待遇：月薪人民币XXXX元（或具体说明）
    4. 试用期及正式入职时间：（如有试用期请注明）试用期为XX个月，于XXXX年XX月XX日正式入职。
    5. 其他福利及承诺：（如提供社保、住宿、培训等）我单位将按照国家相关规定为XXX同志办理相关手续，并提供必要的职业发展支持。
    请贵校根据此函为XXX同志办理相关毕业及就业手续，并欢迎其加入我单位大家庭，如有任何疑问或需进一步沟通，请随时联系本函联系人。
    此致  敬礼！
[单位负责人手写签名]                                                 [单位公章]
[联系人姓名]                                                           [日期]

撰写单位接收函是毕业生迈向职场的第一步，虽然看似简单，但其中的细节却不容忽视，通过本文的介绍和示例，希望能帮助大家更好地理解和准备这一重要文件，确保顺利过渡到职业生涯的新阶段，也提醒每位即将毕业的学生，在求职过程中保持与用人单位的良好沟通，共同确保接收函的准确性和有效性，预祝每位毕业生都能找到满意的工作，开启精彩的人生新篇章！