详解如何由公司正式开具调档函，步骤、注意事项及模板指南

在人才流动日益频繁的今天，调档函作为连接个人档案与就业单位的官方文件，其重要性不言而喻，无论是新员工入职、员工内部调动，还是离职手续办理，调档函都是不可或缺的一环，本文将详细介绍如何由公司正式开具调档函，包括具体步骤、注意事项以及一个实用的调档函模板，帮助HR及行政人员高效、规范地完成这一流程。

一、了解调档函的基本概念

调档函，全称“档案调动函”或“人事调动函”，是用人单位向员工原档案管理机构（如人才交流中心、原工作单位等）发出的正式公文，用于请求将员工的个人档案转移至新单位指定的档案管理部门，调档函是档案转移的必要凭证，具有法律效力，必须加盖公司公章方为有效。

二、开具调档函的必备条件

1、公司具备档案管理权限：具有人事管理权限的企业（如国企、事业单位、大型民企等）才有权直接开具调档函，小型企业或私营企业可能需要通过第三方人力资源服务机构操作。

2、员工同意：在开具调档函前，需确保员工知晓并同意档案调动事宜。

3、明确接收单位：需提前与新的档案管理机构沟通确认，确保接收单位愿意接受档案。

三、开具调档函的步骤

1. 准备必要材料

公司介绍信或授权书：证明公司有权开具调档函。

员工个人信息：包括姓名、身份证号、联系方式等。

接收单位信息：包括接收单位全称、地址、联系方式及档案管理部门的具体信息。

调动原因及时间：明确说明调动的原因及预计调动时间。

2. 撰写调档函草稿

调档函应包含以下内容：

- 发文单位（即公司全称）及公章；

- 收文单位（原档案管理机构）；

- 员工基本信息；

- 调动原因及目的；

- 明确的档案接收单位信息；

- 发出日期及有效期限；

- 结尾敬语及落款。

3. 审核与盖章

由公司HR或行政部门负责人审核草稿，确保信息准确无误后，加盖公司公章，注意，公章需清晰可辨，且与发文单位名称一致。

4. 发送调档函

根据接收单位的性质，选择合适的传递方式，一般通过机要通道（适用于机要文件）、EMS邮寄或专人送达，确保调档函安全、及时送达。

四、注意事项

1、时效性：调档函一般有一定的有效期限，建议在发出前与接收单位确认有效期限，避免过期。

2、准确性：所有信息必须准确无误，特别是员工个人信息及接收单位信息，以免产生不必要的麻烦。

3、合规性：确保整个调动过程符合国家关于人事档案管理的法律法规要求。

4、备份：建议留存调档函副本及邮寄凭证，以备日后查询或作为法律证据。

5、沟通：在调动过程中保持与员工的沟通，解答其疑问，确保过程顺畅。

五、调档函模板示例（仅供参考）

[公司抬头/Logo]  [日期]  [公司名称]  [公司地址]  [联系电话]  [电子邮箱]  [公司公章]  [机要通道/EMS快递单号]  [存档编号]  [员工姓名]同志：  尊敬的[原档案管理机构名称]：  兹有本公司员工[员工姓名]，性别：[男/女]，身份证号码：[身份证号]，自[入职日期]起在我公司[部门名称]担任[职位名称]一职，因[调动原因]（如工作需要、岗位调整等），现需将该同志的人事档案转至[接收单位全称]，地址：[接收单位地址]，联系电话：[接收单位电话]，请贵单位予以协助办理档案转移手续，并于[预计完成日期]前将档案转交至上述接收单位。  此致  敬礼！  [公司名称]  [负责人签名]  [联系电话]  [备注：如有其他说明或要求，可在此处添加]  ---  注：本调档函一式[份数]份，[存档编号]用于日后查询档案转移情况，请务必确保所有信息的真实性与准确性。  ```：正确、及时地开具调档函，不仅体现了公司对员工个人事务的重视，也是维护公司人力资源管理秩序的重要环节，希望本文的指南能帮助您高效完成调档工作，确保每位员工的档案顺利过渡，在实际操作中遇到问题时，建议及时咨询专业人力资源服务机构或相关部门，确保操作合规、高效。