详解人事档案调档函格式及规范撰写指南

在人事管理、招聘、员工调动等场景中，人事档案调档函作为一种正式文件，扮演着至关重要的角色，它不仅体现了组织的正式性和规范性，还确保了档案传递的准确性和安全性，本文将详细解析人事档案调档函的格式要求、撰写要点及注意事项，帮助读者正确、高效地完成此类文件的撰写。

一、人事档案调档函的基本构成

人事档案调档函通常由以下几个部分构成：

1、：明确表明文件性质，如“关于调取XX同志人事档案的函”。

2、发函单位及地址：清晰标注发出调档函的机构名称、地址及联系方式。

3、收文单位及地址：明确标注接收调档函的机构名称、地址及联系方式。

4、：

- 理由与依据：说明调档的原因、目的及法律依据（如公司政策、劳动合同条款等）。

- 档案持有人信息：详细列出需调阅档案人员的姓名、身份证号、职务等基本信息。

- 调档要求：明确所需档案的具体内容（如学历证明、工作经历、考核记录等）。

- 截止日期：设定档案回复或送达的截止时间。

5、落款：包括发函单位名称、日期及盖章。

6、附件（如有）：可能包括相关合同、政策文件或法律条文等支持性材料。

二、格式规范与撰写要点

1. 标题格式

2. 发文与收文单位信息

发函单位：应完整、准确地填写，包括全称及详细地址，必要时可附上联系电话和邮箱。

收文单位：同样需详细且准确，确保对方能顺利接收并处理。

3. 正文撰写技巧

理由与依据：明确阐述调档的必要性和合法性，可引用具体条款或政策，增强说服力。

档案持有人信息：务必核对无误，避免任何可能的混淆或错误。

调档要求：具体列出所需档案材料，必要时可附上清单，便于对方准备。

截止日期：明确告知对方应在何时前完成调档并反馈，确保流程高效。

4. 落款与盖章

发函单位名称：需与公章一致，确保正式性。

日期：应使用公历日期，格式统一（如2023年4月1日）。

盖章：正式文件需加盖发函单位公章，以示正式和法律效力。

5. 附件处理

如有必要，可附上相关支持性文件，如合同副本、政策文件等，但应确保清晰可辨，便于查阅。

三、撰写实例与注意事项

实例：

【公司/机构名称】  
【地址】  
【联系电话】  
【电子邮件】  
【日期】  
  
【关于调取XXX同志人事档案的函】  
  
【收文单位全称】：  
【收文单位地址】：  
  
尊敬的【收文单位名称】：  
  
根据《中华人民共和国劳动合同法》及公司《员工档案管理规定》，因【具体原因，如员工入职、岗位调整等】，现需调取【姓名】同志的人事档案，以便进行【具体目的，如入职审核、岗位评估等】。  
  
一、档案持有人基本信息：  
姓名：【姓名】  
身份证号：【身份证号】  
职务：【职务】  
  
二、所需档案材料：  
1、学历证明  
2、工作经历证明  
3、年度考核记录  
4、其他相关材料（如有）  
  
请贵单位于【截止日期】前，将上述档案材料密封并加盖公章后，通过【邮寄/亲自送达】方式寄送至我司，如有任何疑问或需进一步信息，请随时与我司人力资源部联系，联系方式如下：  
联系人：【联系人姓名】  
电话：【联系电话】  
邮箱：【电子邮箱】  
  
感谢贵单位的配合与支持！  
  
此致  
敬礼！  
  
【公司/机构名称】（盖章）

注意事项：

准确无误：确保所有信息准确无误，任何错误都可能导致流程延误或失败。

礼貌用语：保持语言礼貌、正式，体现对对方的尊重。

清晰明了：结构清晰，条理分明，便于阅读和理解。

保密性：在处理涉及个人隐私的档案时，需严格遵守相关法律法规，保护个人信息不被泄露。

遵循规定：依据国家法律法规及公司内部规章制度撰写，确保合法合规。

及时跟进：发出调档函后，适时跟进对方反馈情况，确保调档流程顺利进行。

存档备份：完成调档后，妥善保存相关记录及文件副本，以备不时之需。