如何根据贷方设置按借方汇总定期编制记账凭证

在财务管理和会计工作中，记账凭证是记录经济业务、确认会计事项的重要工具，为了高效、准确地完成记账工作，许多企业采用汇总记账凭证的方式，根据贷方设置按借方进行汇总并定期编制，本文将详细介绍如何根据贷方设置按借方汇总定期编制记账凭证，帮助会计人员更好地进行账务处理。

一、汇总记账凭证的概念与重要性

汇总记账凭证是一种将多笔相同或相似的会计分录进行合并处理的会计凭证，通过汇总，可以减少会计凭证的数量，提高记账效率，并减少错误的发生，根据贷方设置按借方汇总，意味着在编制汇总凭证时，以贷方科目为基准，将同一贷方科目的多笔借方分录进行汇总，这种方式特别适用于那些贷方科目较为单一、借方科目多样化的经济业务。

二、编制前的准备工作

在编制汇总记账凭证之前，需要做好以下准备工作：

1、收集原始凭证：确保所有与经济业务相关的原始凭证齐全，包括发票、收据、合同等。

2、审核原始凭证：对原始凭证进行仔细审核，确保其真实、合法、完整。

3、编制记账凭证：根据审核后的原始凭证，逐笔编制记账凭证，并录入财务软件或手工账簿中。

4、整理记账凭证：按照贷方科目对记账凭证进行分类和排序，以便后续汇总。

三、根据贷方设置按借方汇总的步骤

1、确定汇总范围：根据实际需要，确定需要汇总的贷方科目，如果企业主要进行商品采购和销售业务，库存商品”和“银行存款”等科目可能是需要重点汇总的贷方科目。

2、分类与排序：将同一贷方科目的记账凭证按照借方科目进行分类和排序，为了便于后续操作，可以使用Excel等电子表格工具进行辅助管理。

3、计算借方金额：对于每一类借方科目，计算其对应的借方金额总和，这可以通过Excel的SUM函数等函数工具快速完成。

4、编制汇总记账凭证：根据计算得到的借方金额总和，编制汇总记账凭证，在摘要栏中注明“汇总某月某日某贷方科目的借方金额”，并填写相应的借方科目和金额，在贷方科目栏中填写对应的贷方科目和金额（即原贷方金额），但金额用括号表示，以表示这是汇总凭证中的贷方科目（实际上应为借方科目的反方向）。

5、审核与过账：对编制的汇总记账凭证进行仔细审核，确保其准确无误后，将其过账到总账或明细账中。

四、注意事项与常见问题解答

1、保持清晰性：在编制汇总记账凭证时，应确保摘要清晰明了，便于日后查阅和审计。

2、避免重复与遗漏：在汇总过程中，要注意避免重复汇总和遗漏某些凭证，可以通过设置辅助列或标记来确保每笔凭证只被汇总一次。

3、及时沟通：在编制过程中遇到问题或疑问时，应及时与相关部门或同事沟通解决。

4、备份与存档：定期备份和存档汇总记账凭证及相关资料，以防数据丢失或损坏。

五、实例分析

假设某企业在2023年1月份进行了多笔商品采购业务，所有采购业务均通过“银行存款”科目支付货款，以下是根据贷方设置按借方汇总定期编制记账凭证的实例：

1、原始凭证：假设有5张采购发票，分别记录如下：

- 发票1：商品A，数量100，单价10元，合计1000元；银行存款支付。

- 发票2：商品B，数量50，单价20元，合计1000元；银行存款支付。

- 发票3：商品C，数量80，单价15元，合计1200元；银行存款支付。

- 发票4：商品D，数量70，单价12元，合计840元；银行存款支付。

- 发票5：商品E，数量60，单价18元，合计1080元；银行存款支付。

2、分类与排序：将上述5张发票按照“银行存款”科目进行分类和排序。

3、计算借方金额：计算所有采购业务的借方金额总和为4040元（1000+1000+1200+840+1080）。

4、编制汇总记账凭证：根据计算得到的借方金额总和编制汇总记账凭证如下：

   日期：2023年1月31日  汇总1月份商品采购业务的银行存款借方金额  总账科目：银行存款  明细科目：无  借方金额：4040元  贷方金额：（4040元）  制单人：XXX  审核人：XXX

注意：在贷方金额栏中填写对应的贷方科目“银行存款”，但金额为负数或括号表示（实际上应为借方科目的反方向），这是为了保持借贷平衡并符合会计规则，在实际操作中可以根据企业需求调整格式和内容，但核心思想是根据贷方设置按借方进行汇总并定期编制记账凭证，通过这种方法可以大大提高记账效率和准确性并减少错误发生概率，同时也有助于更好地管理和分析企业财务数据为经营决策提供有力支持。